企業が円滑な事業運営を行うためには顧客数や業務量に応じてスタッフを増員する必要があります。しかし企業の業績は常に一定というわけではなく、不用意にスタッフを増員すればコストが大きくなってしまいます。顧客数や業務量の増加に対応するには、営業支援を目的として開発されたシステムを使うのが有効な方法です。システムには様々な機能が備えられており、限られた人員と時間を使って効率的な営業活動を行うことができます。
多くの企業でスタッフの負担を軽減しつつ組織の連携強化を図るためにシステムが使われています。営業スタッフはテレアポや訪問商談だけでなく各種書類の作成や見込み客への情報提供、アフターフォローなど様々な業務を担当します。時間が足りないため全ての顧客を平等に扱うことはできません。より多くの顧客と信頼関係を築くためには負担を軽減して時間と労力の余裕を作る必要があります。
営業支援を目的として開発されたシステムには顧客リストや見積書、日報・週報などを作成する機能が存在します。定型的で繰り返し行われる作業を自動化するのでスタッフの負担が大幅に軽減されます。営業支援のために開発されたシステムには他にも顧客や案件に関わる情報の一元管理やスケジュール・タスク管理、行動管理など様々な機能が存在します。組織の連携を強化する上で特に重要な機能は顧客や案件に関わる情報の一元管理です。
システム上で重要情報が管理されるため電話やメールなどで何度も連絡を取り合う手間を省けます。この機能を使うとスタッフ同士が相互にフォローし合って様々な状況に対応できるようになります。